TO BE

 

Definição: É o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho ou modelagem.

 

Quem: Os participantes desse trabalho são principalmente as pessoas que o realizam no dia-a-dia, as chefias e, quando possível, pessoas que tenham experiências externas e bem-sucedidas com o mesmo processo, de forma a enriquecê-lo.

 

Profundidade: o nível de profundidade da documentação do processo depende dos propósitos do projeto. Deve se tomar cuidado para se levantar toda a informação necessária em uma única reunião. É bastante usual descrever, para cada atividade do processo, um nível de detalhamento que torne possível a um eventual aprendiz, entender com o mínimo de detalhe, como se faz essa atividade.

 

Estrutura da documentação: É fundamental que o processo documentado – fluxo – tenha o correspondente elemento na estrutura macro de processos da organização, representada pela Cadeia de Valor.

 

Cuidados e preparativos para a documentação TO BE:

​

1. Nos casos de documentação baseada em funcionalidade de sistema ERP, certifique-se de que especialistas em cada módulo tenham participação na definição TO BE do processo;

2. Conferir estratégia e indicadores relacionados aos objetivos dos processos, verificando o alinhamento do processo à estratégia do negócio;

3. Assegurar-se com relação à comunicação (dentro do escopo de Change Management):

   • Conscientizar alta gestão sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc.

   • Conscientizar operacionais sobre o projeto, requisitos, comprometimentos etc. (Seminários / Workshops de Gestão de Processos).

 

Técnicas: O mapeamento de processos pode ser feito de algumas formas, dependendo do cenário e contexto da empresa. As mais usuais são:

 

• ​Entrevista: que embora seja a mais usual é desaconselhável, por considerar a visão de uma única pessoa.

• Reunião JAD: na qual representantes dos envolvidos com o processo se reúnem em um mesmo local, para a documentação do processo. Esta é, de longe, a mais adequada, pela rapidez e qualidade do produto gerado.

 

Algumas lembranças relativas à documentação de Processos TO BE:

 

• ​Trabalhe blocos pequenos de processos – segundo o critério de priorização. Grandes projetos se desgastam com o tempo e demoram a dar resultados, gerando descrédito.

• Cuidado para não mapear processos da área – oriente-se pela Cadeia de Valor.

• Chamar para as reuniões de mapeamento as pessoas que mais conhecem os processos é chave de sucesso.

• Crie uma visão de futuro cheia de entusiasmo – Algo que todos tenham interesse em atingir

• Não pense nas restrições, pense em como o processo deveria idealmente funcionar

• Considere todos os ”gostaria que” – lembre-se das expectativas da alta gestão

• Não deixe de definir Indicadores de Desempenho para o processo (KPI)

• Não deixe de definir Gestor para o processo que está sendo redesenhado.

• Valide com a alta gestão as melhorias identificadas e propostas na reunião TO BE.

• Leve em conta se a expectativa dos gestores com relação aos ganhos está sendo alcançada – calcule o ROI(retorno do investimento), para cada processo tratado. A fonte fundamental para isso são as medidas de melhorias aprovadas (validadas) pela alta gestão. Neste caso é salutar que se tenha o problema que está sendo resolvido e o seu valor ou o valor do seu malefício, bem como o custo para desenvolver e implementar a solução.

• Crie um plano de implementação das mudanças, de acordo com as datas possíveis para cada melhoria aprovada (validada).

 

Algumas questões usuais em definição de mapeamento de processos TO BE:

 

• • O que estamos fazendo e não tem valor (considere cliente e a própria organização)

  • O que não estamos fazendo, mas tem valor (idem)

  • O que estamos fazendo fracamente, mas é esperado mais;

  • O que estamos fazendo fortemente, mas não é esperado tanto.

  • Com relação às atividades, considere o que pode ser:

    • Eliminado;

    • Substituído;

    • Adicionado;

    • Melhorado;

    • Unificado (com outras atividades);

    • Juntado e feito em única área;

    • Paralelizado (em relação à execução).

 

Cuidados para a implementação das melhorias:

 

• ​Acompanhe cada data e compromisso e ao implementá-lo, certifique-se de que o processo executado está em conformidade com a documentação e obtenha do responsável pela execução assinatura em algum documento, confirmando isso;

• Procure não delegar ou transferir responsabilidade pelo acompanhamento e certificação da implementação da melhoria;

• Caso alguma melhoria não possa ser implementada na data acordada, coloque a justificativa, sem perder a história.

 

Aplicação para documentação da situação TO BE do processo:

 

• ​Base de para a geração do Blueprint de implementação, nos casos de redesenho baseado na funcionalidade de sistema ERP;

• Imagem da operação, definida pelo redesenho do processo;

• Estudos do processo, relativos a Custeio, Competências, Riscos e Controles, etc.;

• Padronização, nos casos de diferentes práticas para o mesmo processo na mesma organização – visão de unificação;

• Treinamento interno da nova operação;

• Fonte para automação do processo, ou para desenvolvimento de solução informatizada.